Projekttankar

Vår "projektvärld" skiftar karaktär och vi behöver därför finna nya former för projektverksamheten anpassade till den verklighet som styr dagens projekt. Här har jag samlat några av mina funderingar på hur vi kan bli bättre på projekt.

Hoppas att du finner läsningen givande.

Ett bra projekt!?

Hur ofta brukar du fundera på vad som egentligen menas med ett bra projekt? Vad är det som är bra? Vem avgör om det är bra och när kan man praktiskt göra det?

Misslyckade projekt är lätta att känna igen. Hallandsåsen är ett bra exempel, ett väldigt bra exempel! Andra projekt kan betraktas som lyckade misslyckanden. Operahuset i Sydney är det mest kända. Trots att projektet tog mycket längre tid än beräknat och att det blev 15 gånger dyrare så betraktas det som lyckat beroende på att effektmålen infriades.

Ett annat, kanske inte lika tydligt exempel, är Tunneln under engelska kanalen som blev 6 gånger dyrare och 18 månader försenad men man anser ändå att det är ett lyckat projekt - ”en gåva till framtida generationer”!

Även om exemplen ovan är tydliga t.o.m. övertydliga så kan det vara svårt att avgöra om ett projekt verkligen är försenat eller överskridit sin budget. Vilken budget? Och försenat mot vad? Målen och ramarna är många gånger fastlagda på ett mycket bristfälligt underlag, ibland rena gissningar och fantasier som är helt orealistiska och omöjliga att infria. Men ”försenad” blir man och inte håller man budgeten heller!

Inte bara måltriangeln

Just att hålla budget och tidplan samt infria prestandakraven d.v.s. hörnen i den kända måltriangeln är det som vanligtvis lyfts fram när vi talar om kriterierna på ett lyckat projekt. Men detta är naturligtvis inte allt. Andra effekter av projektet är kanske minst lika viktiga eller till och med viktigare! Det kan till exempel vara effekter såsom

θAffärsnytta - en bra affär

θMiljöpåverkan – positiva effekter på miljön

θReferensprojekt – nöjd kund med möjligheter till nya affärer

θNya samverkansformer med partner/leverantör

θKreativa lösningar som kan användas i kommande projekt

θLärande och erfarenhetsuppbyggnad

Under projektstarten är det därför viktigt att klargöra vilka huvudkriterier som projektet och projektgruppen kommer att mätas emot. Här skulle beställarna kunna vara tydligare och formulera målen så att man t.ex. stimulerar sökandet efter innovativa lösningar. Om vi kopplar tillbaka till triangeln så måste alla inblandade vara överens om var tyngdpunkten, ”kulan”, ligger. Vad har högst prioritet? Den kunskapen är inte bara nödvändig vid planeringen av projektet utan ger oss också vägledning vid alla de vardagliga prioriteringsbeslut som fortlöpande tas under ett projekt. Om tid och prestanda prioriteras på bekostnad av kostnaderna så kan vi ta beslut och välja alternativ som kostar mera bara vi kan leverera snabbare eller bättre.

Effektmålen viktigast

En nyckelfråga när du ska avgöra om ett projekt är lyckat eller ej är vem som har startat projektet och varför. Vad vill man nå för effekt och nytta av projektresultatet? Projektet är bara ett medel, kanske ett av flera, för att nå något större och det är därför som effektmålen egentligen är viktigast när vi avgör om projektet är lyckat eller ej. ”Misslyckade projekt” som inte exakt klarar de fastställda målkraven kan efter en tid, då man kan utvärdera projektet, visa sig vara succéer och att de väl uppfyller effektmålen.

Tyvärr håller inte det här resonemanget fullt ut i kundorderprojekt. Även om projektet är lyckat med alla effektmål uppfyllda för beställaren så kan det vara en katastrof för leverantören. I den här typen av projekt har man flera effektmål som man måste ta hänsyn till. Kunden och leverantören, kanske en IT-konsult, måste därför skapa en vinn/vinn situation där bägge parter tillåts göra ett bra projekt och nå sina egna effektmål. Budgeten får ofta allt för stor betydelse på bekostnad av kvalitet och prestanda. Pressade avtal och hård styrning mot budget fungerar inte som styrinstrument i dagens projekt där målen hela tiden ändras och flexibilitet är nyckelordet.

Slutligen – analysera det avslutade projektet Att låta bli att lära från genomförda projekt är ett säkert sätt att misslyckas med erfarenhetsuppbyggnaden!. Ta dig en funderare på varför just det här projektet har lyckats eller misslyckats. Vad var det som gjorde att det blev så bra eller att det gick så snett? Du kan lära dig något av varje projekt bara du tar dig tid till att tänka efter.

Torbjörn Wenell

Projektkultur

Expert vid Linköpings universitet

wenell@projektkultur.se

Tidigare funderingar:

I mina strävanden att förnya och förbättra har jag den senaste tiden haft ett litet ledord att stötta mig på. Jag har använt det i mina föreläsningar för att kunna tydliggöra vad jag känner för och vilken väg jag tror vi måste gå, men också för mina egna funderingar.

Ordet är FEST!

Det är bra för det inrymmer den glädje och lust, som jag anser vara en av de viktigaste ingredienserna i ett bra projektarbete. Men ordet står naturligtvis också för något annat.

Jag har använt det för att lyfta fram nyckelfaktorerna i den syn på projektverksamhet, som jag tror är framtiden. Eller ska jag säga en av framtiderna. Det finns nämligen flera framtider med olika förutsättningar och behov, men för de flesta utvecklings-, förändrings- och förnyelseprojekt tror jag det är den rätta. Låt mig därför få bjuda på fest.

Frihet

Enkelhet

Småskalighet

Tillit

Frihet står för min syn på att det är viktigt att låta medarbetarna få den självständighet som krävs för att de fullt ut ska kunna ta sitt ansvar, utnyttja sin kompetens och sin inneboende kreativitet. Jag vill gärna ha en engagerad och kraftfull projektledare, men en som inte detaljstyr medarbetarna.

Enkelhet är ett uttryck för att jag tycker vi komplicerar vårt projektarbete i onödan. I en del fall är det beroende på vår ambition att till varje pris följa modeller och fastlagda, och ibland överambitiösa, rutiner. Skala bort onödigheter som inte passar ditt projekt och sök det enkla, det smidiga.

Småskalighet bör prägla alla projekt. Speciellt gäller det de riktigt stora och komplexa projekten, som om de inte bryts ned i hanterbara och överblickbara delar, kommer att ”leva sitt eget liv”.

Tillit skulle också kunna stå för Team. Vad jag vill poängtera är dock den tillit till medarbetarnas och teamens förmåga att tänka och handla självständigt, som jag anser är nödvändig, för att man ska få den dynamik, kreativitet och kvalitet i arbetet som behövs i projekten. När jag gör undersökningar av arbetsklimatet i organisationer, så mäts bal a medarbetarnas tillit till cheferna. Jag vill vända på det. Det är nu fråga om chefernas tillit till medarbetarna. Att de vågar delegera!